ERP-selectie in zes stappen

Stap 1 — Leg vast hoe het werk echt loopt

Niet hoe het hoort te lopen, en niet hoe het in de procesbeschrijving uit 2019 staat. Hoe het vandaag gaat, inclusief de uitzonderingen die uw mensen zo vanzelfsprekend vinden dat ze er niet over beginnen. Juist die uitzonderingen bepalen of een pakket past: de spoedorder die buiten het systeem om gaat, de klant met eigen verpakkingseisen, de correctie die iemand handmatig in een spreadsheet bijhoudt.

Doe dit met de mensen die het werk doen, niet met een stuurgroep. Een selectie die op managementniveau wordt voorbereid, komt bijna altijd een laag te hoog uit: de processen kloppen op hoofdlijnen en vallen om zodra de eerste echte order erdoorheen gaat.

Stap 2 — Zet eisen om in beslissingen, niet in een wensenlijst

Een wensenlijst van tweehonderd regels waar elke leverancier "ja" op antwoordt, brengt u geen stap verder. Wat wel werkt: per eis vastleggen waar hij vandaan komt, wat er gebeurt als het systeem het niet kan, en of u bereid bent uw proces aan te passen. Dat laatste is de belangrijkste vraag van de hele selectie, en de enige die u zelf moet beantwoorden.

Zo ontstaat een korte lijst met echte beslispunten in plaats van een lange lijst met vinkjes. Op die beslispunten gaan pakketten uit elkaar lopen; op de vinkjes scoort iedereen hetzelfde.

Stap 3 — Maak een korte, gerichte longlist

Vier tot zes pakketten is genoeg, mits ze gekozen zijn op grond van uw beslispunten en niet op grond van een marktoverzicht. Een pakket dat sterk is in serieproductie hoort niet op de lijst van een engineering-to-order-bedrijf, hoe goed het verder ook is.

Kijk in deze stap ook naar het soort platform, niet alleen naar de merknaam. Een standaardpakket dat u grotendeels volgt, vraagt iets heel anders van uw organisatie dan een platform waarop een partner uw processen nabouwt.

Stap 4 — Laat demonstreren op uw eigen casussen

Dit is de stap waar de meeste selecties op winnen of verliezen. Een standaarddemo laat zien wat een pakket goed kan; u wilt weten wat het met uw lastigste orders doet. Stuur daarom drie tot vijf echte casussen vooraf mee en laat de leverancier ze live uitvoeren.

Wat in drie exports en een spreadsheet wordt opgelost, is geen antwoord. En een leverancier die uw casus liever "later in een werksessie" behandelt, geeft u ook een antwoord.

Stap 5 — Beoordeel de partner net zo streng als het pakket

MKB-bedrijven kiezen software zorgvuldig en de partner erbij bijna terloops, terwijl het tweede vaker bepaalt hoe het traject verloopt. Vraag naar de mensen die bij u aan tafel komen, niet naar het aantal consultants op de website. Vraag naar een referentie in uw eigen sector met een vergelijkbare omvang, en bel die ook echt.

Vraag ook wat er gebeurt als het misgaat: wie beslist er dan, hoe wordt meerwerk vastgesteld, en wat is er nodig om het traject te pauzeren. Het antwoord op die laatste vraag zegt meer over een partner dan een demo van een halve dag.

Stap 6 — Leg het besluit vast, inclusief wat u niet kiest

Schrijf op waarom de keuze is gevallen zoals hij is gevallen, en welke afwegingen daarbij zijn gemaakt: welke processen u aanpast, welke uitzonderingen buiten scope blijven, welk risico u bewust accepteert. Dat document is een jaar later goud waard, wanneer iemand vraagt waarom iets niet in het systeem zit.

Zonder die vastlegging wordt elke gemiste functie tijdens de bouw een discussie zonder feiten — en die discussies zijn precies waar meerwerk uit ontstaat.

De valkuil: beginnen bij stap 3

De meeste selecties beginnen bij de longlist, omdat dat de stap is die voelt als vooruitgang. Er komen demo’s, er komen offertes, er komt beweging. Maar zonder de eerste twee stappen vergelijkt u leveranciers op hun eigen featurelijst in plaats van op uw processen, en dan wint de beste demo in plaats van de beste keuze.

Speelt dit bij u?

Doe de gratis zelfscan, of plan een kennismaking van 30 minuten. U spreekt een senior consultant, geen salesafdeling.