Waarom ERP-projecten mislukken

1. De scope wordt pas tijdens de bouw duidelijk

Dit is met afstand de grootste. Er ligt een offerte op basis van een globale beschrijving, de bouw begint, en bij elke sprint blijkt er iets te ontbreken dat "toch echt nodig" is. Elk van die dingen is op zichzelf redelijk. Samen vormen ze het meerwerk waar het budget aan opgaat.

De oplossing is niet meer detail in de offerte, maar de scope vastleggen voordat er een handtekening staat: welke processen gaan mee, welke uitzonderingen horen erbij, en wat blijft er bewust buiten. Dan verschuift de discussie van "dit hadden jullie moeten weten" naar "dit hebben we samen besloten".

2. De uitzonderingen zijn nooit benoemd

Elk bedrijf heeft werk dat buiten de standaardroute loopt: de order die met spoed het magazijn uit moet, de klant met eigen etiketteringseisen, de correctieboeking die iemand op vrijdag handmatig doet. Voor uw mensen is dat geen uitzondering maar dinsdag.

In een selectiedocument staan ze daarom bijna nooit. In de bouw komen ze alsnog boven tafel, meestal op het slechtst denkbare moment: als de basis al staat en er alleen nog een dure omweg mogelijk is.

3. Key users krijgen er geen tijd voor

Een ERP-traject vraagt de mensen die het bedrijf draaiende houden. Als zij testen, beslissen en collega’s opleiden bovenop een volle dagtaak, gebeurt er één van twee dingen: het traject loopt uit, of de beslissingen worden genomen door iemand die het werk niet doet. Beide zijn duur.

Dit is de enige van de vijf die u niet met documenten oplost. Er moet tijd worden vrijgemaakt, en iemand moet dat werk overnemen.

4. De beslisstructuur valt stil

Een implementatie is een aaneenschakeling van knopen doorhakken. Is er geen duidelijke eigenaar per procesgebied, dan blijven vragen liggen bij "we bespreken het in de stuurgroep" — en die vergadert over drie weken.

Spreek vooraf af wie waarover beslist, en binnen welke termijn. Een besluit dat drie weken blijft liggen, kost meestal meer dan een besluit dat achteraf bijgesteld moet worden.

5. De data is viezer dan gedacht

Artikelbestanden met dubbelingen, klantgegevens die op vier plekken anders staan, stuklijsten waarvan niemand weet welke versie geldt. Datamigratie wordt vaak als technische klus begroot, terwijl het vooral een inhoudelijke opschoning is die alleen uw eigen mensen kunnen doen.

Begin hier vroeg mee, het liefst al tijdens de selectie. Het is het enige onderdeel van een ERP-traject dat u kunt doen zonder te weten welk pakket het wordt.

Wat de vijf gemeen hebben

Geen van deze oorzaken is technisch, en geen van deze oorzaken komt onverwacht. Ze zijn alle vijf bekend, en toch komen ze in vrijwel elk gestrand traject terug. Dat komt doordat ze zich in de fase vóór de bouw laten oplossen, en dat is precies de fase waarin iedereen haast heeft.

Speelt dit bij u?

Doe de gratis zelfscan, of plan een kennismaking van 30 minuten. U spreekt een senior consultant, geen salesafdeling.